Chaque société qui fait des affaires dans l’État de Floride doit désigner un agent enregistré auprès du Secrétariat d’Etat. Un agent enregistré accepte les avis et les documents pour le compte de la société aux fins de signification ou de notification lorsque la société est partie dans une action en justice. Un agent enregistré, qui doit être un résident de la Floride, doit être ouvert au public pendant les heures normales de bureau, il peut être un propriétaire, un dirigeant ou un gérant de la société, ou il peut être un avocat de l’entreprise. Bien qu’il puisse être plus tentant (et facile) de désigner un propriétaire ou un gestionnaire comme agent enregistré, un agent inscrit indépendant, à savoir un avocat d’affaires très expérimenté, fournit le plus faible taux de risques au niveau de la responsabilité et des coûts.
Parce que le seul but de l’agent enregistré est de recevoir aux fins de signification ou de notification au nom de la société, le tribunal rarement, voire jamais, n’excuse la défaillance d’une entreprise à répondre quand la raison invoquée est que son agent enregistré n’était tout simplement pas disponible pour recevoir l’avis. Ceci est en fait un problème très commun lié au fait de nommer quelqu’un proche de l’entreprise en tant que agent enregistré.
Par exemple, si l’agent enregistré de votre société est le propriétaire, un serveur sera envoyé à l’adresse du propriétaire comme agent agréé de la société. Si le propriétaire a besoin de quitter la ville, par exemple pour un voyage d’affaires de deux semaines pour superviser l’ouverture d’un nouvel emplacement de l’entreprise, l’avis aux fins de signification sera malgré tout adressé à son adresse. Si le propriétaire n’est pas disponible, le serveur peut également effectuer en parallèle l’envoi au gouvernement de Tallahassee, en Floride. Si une demande est déposée au tribunal fédéral, la société aura 21 jours calendaires à compter de la date quand la notification a été envoyée, que ce soit à l’agent enregistré ou à Tallahassee, pour déposer une réponse ou une plaidoirie adaptée. Les 21 jours commencent à partir de la date d’envoi et non pas à la date de la réception faite par l’agent enregistré. Donc, en Cour Fédérale, si le propriétaire qui rentre chez lui après son voyage d’affaires et reçoit le préavis 14 jours après qu’il ait été livré, la société aura, en fait, seulement 7 jours civils (y compris les week-ends) pour déposer une réponse ou une plaidoirie adaptée. Rappelez-vous, un propriétaire ne peut pas représenter une entreprise pro se, donc un avocat doit être embauché pour gérer l’affaire. Voilà donc sept jours civils (5 jours ouvrables) pour localiser et engager un avocat, lui expliquer l’affaire et déposer une réponse à la juridiction compétente.
L’un des risques les plus dangereux associés à ne pas avoir un agent enregistré indépendant c’est lorsque une société reçoit un jugement par défaut pour une éviction commerciale. Pour une expulsion commerciale, une société ne dispose que de 7 jours pour répondre avant un jugement par défaut ne soit inscrit. Lors d’un jugement par défaut pour une éviction commerciale, une société doit payer les frais d’avocat, les loyers dus pour toute la durée du contrat, et libérer la location. Pire, le propriétaire de la société est généralement personnellement responsable de la dette. Donc, si la société est incapable de payer, le tribunal peut saisir les biens personnels du propriétaire.
Le coût minimal des frais d’embauche d’un agent enregistré avant qu’une plainte ne soit déposée contre votre société, dépasse de loin tous les coûts potentiels associés à des jugements par défaut et recours ou défenses. S’ils sont présentés en temps opportun, quelques moyens de défenses acceptables arrêtent un procès presque dès qu’il commence. Protégez votre entreprise et ses actifs en faisant l’investissement rentable dans l’embauche d’un avocat expérimenté comme un agent enregistré.